Voor een goede voorbereiding is het handig om van deze checklist gebruik te maken.
Voor aanvang
- Formuleer je idee.
- Ga na wat de aanleiding van het evenement is.
- Onderzoek de haalbaarheid
- Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement.
- Stel het beschikbaar budget vast.
- Bepaal de vorm ofwel het soort evenement.
- Benoem de aard of het karakter van het evenement.
- Maak een profiel van de gasten.
Samenstelling organisatieteam
- Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
- Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
- Stel de budgetverantwoordelijke aan.
- Definieer de taken van de overige leden.
- Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
- Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
- Stel deadlines.
Intern organiseren of uitbesteden
- Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren.
- Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
- Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren.
- Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen
- Ga na of je efficiëntie kunt behalen door zelf online deelnemersregistratie te doen.
Leveranciers inschakelen
- Vraag referenties van leveranciers en check deze.
- Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet.
- Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
- Vraag verschillende offertes aan.
- Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
- Stel een begroting op.
Draaiboek samenstellen
- Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
- tijd
- plaats
- activiteit/programmaonderdeel
- verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier.
- Houd ruimte voor aantekeningen.
- Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers.
- Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.
Tijdens het evenement
- Geef alle betrokkenen een draaiboek.
- Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
- Zorg dat de regisseur bevoegd is om snel beslissingen te nemen.
- Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
- Zorg voor gastheren/-vrouwen.
Na afloop
- Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc.
- Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
- Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
- Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
- Maak een financieel eindverslag.
- Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.