Bij het samenstellen van een draaiboek is het belangrijk dat je de volgende onderdelen verdeelt in kolommen; de tijd, plaats, activiteit en wie de verantwoordelijke is. Zorg voor voldoende ruimte voor eventuele aantekeningen. Stel ook een lijst op van de mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle betrokken medewerkers.
Vaak komt het voor dat niet alle medewerkes aan het evenement elkaar kennen. Het is verstandig om dan een vergadering te houden met alle betrokken medewerkers. Dit zorgt voor een kennismaking en het bevordert de samenwerking tijdens het evenement.
Vermeld op een pagina de telefoonnummers van de betrokken medewerkers en voeg een plattegrond(met vluchtroutes) toe. Een A-4tje met informatie over het bedrijf en het doel van het evenement is belangrijk voor de gasten van buitenaf.
Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen.
Om een indicatie te geven hoe een draaiboek eruit ziet, staat hier een opzet van draaiboek.