Een evenement begroten is vaak een lastige taak. Voor een realistische begroting zul je vanaf het begin de taken, bevoegdheden, (kosten)procedures en rapportages met de betrokkenen goed moeten afspreken en deze ook na moeten komen. Besteed daarom vanaf de eerste bespreking in de notulen (en draaiboek) een hoofdstuk aan ‘budget- en kostenbewaking’. Zo houd je overzicht over de uitgaven en kun je op tijd bijsturen.
Er bestaat geen standaard manier om een evenement te begroten, maar er zijn wel verschillende uitgangspunten die je als basis kunt nemen.
Functionele kostenindeling
Je kan de kosten ordenen op basis van
activiteiten. Het maken van verschillende hoofdgroepen, bijvoorbeeld
kosten voor de genodigden, kosten voor de organisatie en kosten voor
het uitbesteden, en je wijst daar een specifieke toerekening per
onderdeel aan toe.
Verdeling van de kosten in
variabele en constante kosten
Bij deze kostenverdeling kijk je naar
de constante en variabele kosten zodat je een breakeven analyse kunt
maken. Het ‘break-evenpoint’ geeft aan wanneer het toegestane
budget (in feite de opbrengst) en de gemaakte kosten elkaar raken.
Constante kosten zijn de vaste kosten die je maakt, ongeacht het
aantal gasten. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk, bankkosten,
kantoorbenodigdheden, zaalhuur, decorbouw, enzovoort. Variabele
kosten hangen wel samen met het aantal gasten en hebben vooral te
maken met de catering, busvervoer, invulling programma, enzovoort.
Kosten doorberekenen aan de verschillende
organisaties
Je kunt de diverse kosten ook
doorberekenen aan de bureaus en commissies die verschillende
onderdelen van het evenement voor hun rekening nemen. Met deze manier
van budgetteren benadruk je het planmatige en taakstellende karakter,
omdat iedereen een budget krijgt toegewezen waarbinnen de
activiteiten plaatsvinden.
Combinatie van bovenstaande
punten
In de praktijk komt regelmatig een mix
van de verschillende rekenmethoden voor.
Tijdens de
organisatie van een evenement zal de boekhouder altijd een
liquiditeitsbegroting op moeten stellen. Daarin staat een schatting
van de in- en uitgaande geldstroom gedurende de hele
planningsperiode. Bekijk deze begroting regelmatig (bijvoorbeeld elke
maand of elk kwartaal).
Automatiseren van het
overzicht
Niets is zo vervelend als het gevoel
geen overzicht te hebben op het evenement. Overzicht van je budget is
daar een belangrijk onderdeel van. Tegenwoordig zijn er handige
softwareprogramma’s die er voor zorgen dat je alle in- en uitgaande
informatie kunt verwerken. Zulke programma’s bieden de mogelijkheid
om je evenement op allerlei manieren voor te calculeren, te plannen,
uren en materialen te verantwoorden, na te calculeren en te
factureren. Kosten en opbrengsten kunnen hiermee tot in detail worden
toegeschreven aan speciale onderdelen van je evenement. Maar ook
wijzigingen als het aantal personen en de gevolgen voor het budget
hiervan zijn makkelijk door te voeren in zulke softwareoplossingen.
Samenvatting
Als de wensen en eisen van een evenement bekend zijn, kun je aan de slag met de begroting. Hoe verder het evenement vordert, hoe verfijnder die begrotingen worden. Termen als ‘gedetailleerd’ en ‘conservatief’ vormen hiervoor de basis. De kosten zijn op diverse manieren in te delen. Behalve dat je een begroting van het evenement maakt, zorg je er ook voor dat er een liquiditeitsbegroting komt. Om de vinger aan de pols te houden, maak je consequent verslagen en controleer je altijd de gemaakte afspraken met derden.
