Een evenement begroten is vaak een lastige taak. Voor een realistische begroting zul je vanaf het begin de taken, bevoegdheden, (kosten)procedures en rapportages met de betrokkenen goed moeten afspreken en deze ook na moeten komen. Besteed daarom vanaf de eerste bespreking in de notulen (en draaiboek) een hoofdstuk aan ‘budget- en kostenbewaking’. Zo houd je overzicht over de uitgaven en kun je op tijd bijsturen.
Er bestaat geen standaard manier om een evenement te begroten, maar er zijn wel verschillende uitgangspunten die je als basis kunt nemen.
Functionele kostenindeling
Je kan de kosten ordenen op basis van activiteiten. Het maken van verschillende hoofdgroepen, bijvoorbeeld kosten voor de genodigden, kosten voor de organisatie en kosten voor het uitbesteden, en je wijst daar een specifieke toerekening per onderdeel aan toe.
Verdeling van de kosten in variabele en constante kosten
Bij deze kostenverdeling kijk je naar de constante en variabele kosten zodat je een breakeven analyse kunt maken. Het ‘break-evenpoint’ geeft aan wanneer het toegestane budget (in feite de opbrengst) en de gemaakte kosten elkaar raken. Constante kosten zijn de vaste kosten die je maakt, ongeacht het aantal gasten. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk, bankkosten, kantoorbenodigdheden, zaalhuur, decorbouw, enzovoort. Variabele kosten hangen wel samen met het aantal gasten en hebben vooral te maken met de catering, busvervoer, invulling programma, enzovoort.
Kosten doorberekenen aan de verschillende organisaties
Je kunt de diverse kosten ook doorberekenen aan de bureaus en commissies die verschillende onderdelen van het evenement voor hun rekening nemen. Met deze manier van budgetteren benadruk je het planmatige en taakstellende karakter, omdat iedereen een budget krijgt toegewezen waarbinnen de activiteiten plaatsvinden.
Combinatie van bovenstaande punten
In de praktijk komt regelmatig een mix van de verschillende rekenmethoden voor.
Tijdens de organisatie van een evenement zal de boekhouder altijd een liquiditeitsbegroting op moeten stellen. Daarin staat een schatting van de in- en uitgaande geldstroom gedurende de hele planningsperiode. Bekijk deze begroting regelmatig (bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal).
Automatiseren van het overzicht
Niets is zo vervelend als het gevoel geen overzicht te hebben op het evenement. Overzicht van je budget is daar een belangrijk onderdeel van. Tegenwoordig zijn er handige softwareprogramma’s die er voor zorgen dat je alle in- en uitgaande informatie kunt verwerken. Zulke programma’s bieden de mogelijkheid om je evenement op allerlei manieren voor te calculeren, te plannen, uren en materialen te verantwoorden, na te calculeren en te factureren. Kosten en opbrengsten kunnen hiermee tot in detail worden toegeschreven aan speciale onderdelen van je evenement. Maar ook wijzigingen als het aantal personen en de gevolgen voor het budget hiervan zijn makkelijk door te voeren in zulke softwareoplossingen.
Samenvatting
Als de wensen en eisen van een evenement bekend zijn, kun je aan de slag met de begroting. Hoe verder het evenement vordert, hoe verfijnder die begrotingen worden. Termen als ‘gedetailleerd’ en ‘conservatief’ vormen hiervoor de basis. De kosten zijn op diverse manieren in te delen. Behalve dat je een begroting van het evenement maakt, zorg je er ook voor dat er een liquiditeitsbegroting komt. Om de vinger aan de pols te houden, maak je consequent verslagen en controleer je altijd de gemaakte afspraken met derden.