Door een evaluatie wordt het succes van je evenement bepaalt. Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan, en daaruit kan je dan leren voor de toekomst. Maar hoe begin je nu aan zo een evaluatie?
Interne evaluatie
Hoe hebben jouw collega’s en de medewerkers het evenement ervaren, inclusief de voorbereiding en de nazorg?
Enkele vragen die je kan stellen:
- Was er voldoende tijd voor de organisatie en is deze op een goede manier verlopen?
- Was het organiserende team goed? En wat vond je van de taakverdeling voor en tijdens het evenement?
- Had je het gevoel dat er een bepaalde soort persoon (denker, doener, etc.) aanwezig had kunnen zijn?
- Was het verloop zoals verwacht?
- Wat kan er volgende keer eventueel efficiënter of beter?
- Was de briefing van de interne opdrachtgever volledig en duidelijk?
- Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling?
- Hoe verliep het uitnodigingstraject?
- Was de interne samenwerking goed om tot het juiste bestand van de genodigden te komen?
- Hoeveel gasten waren er uiteindelijk op het evenement? Wat was het no-show percentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
- Was het draaiboek volledig en duidelijk?
- Op welk moment werden eventueel fouten gemaakt of zaken vergeten? Zou je achteraf bepaalde punten anders in het draaiboek hebben opgenomen? Als dit het geval is, verander de betreffende punten alsnog zodat een juiste versie in het dossier achterblijft. Als bij een volgend evenement hetzelfde draaiboek of dossier wordt gebruikt, zullen dezelfde fouten zich niet meer herhalen.
- Wat vonden jij en je team van het entertainment, de locatie, de catering, enz.? Zou je in de toekomst nogmaals met deze leveranciers samenwerken?
Externe evaluatie
Stel jezelf de vraag of je het evenement wil evalueren door de deelnemers? Jouw beslissing zal afhangen van 3 factoren:
- Het repetitieve karakter van het evenement
Als het evenement bijvoorbeeld jaarlijks wordt georganiseerd, is het aangewezen om een evaluatie te doen. Al is het maar om constructieve feedback te ontvangen. - Het soort evenement
Bij kleine evenementen zal minder vaak een officieel evaluatiedocument worden overhandigd. - Betaalde deelname of gratis deelname
Hebben de deelnemers moeten betalen voor de activiteit, dan komen ze naar het evenement met bepaalde verwachtingen ten opzichte van de kwaliteit. Het is dan ook erg aan te raden achteraf na te gaan of die verwachtingen werden ingelost.
Wijze van evalueren
Je kan mondeling of schriftelijk evalueren wat de deelnemers van het evenement vonden. Reik aan iedereen bijvoorbeeld een schriftelijke enquête uit, die ze ter plekke kunnen deponeren. Doe dit aan het begin van het evenement om de responsratio te verhogen. Aan de andere kant moet je weten dat als de enquête met enige vertraging wordt ingevuld, bijvoorbeeld een week later, de respondenten een evenwichtiger beeld gevormd zullen hebben van het gebeuren.
Mondeling kan je zowel formeel als informeel informeren naar de mening van de deelnemers. Formeler is om de gasten een aantal dagen na het evenement op te bellen om een telefonische enquête af te nemen. Wil je het liever wat informeler aanpakken, vraag dan de account managers om bij hun accounts te polsen naar hun mening over het evenement. Let wel op dat, indien je deze gegevens duidelijk in kaart wenst te brengen, je best een vragenlijst meegeeft. Deze kunnen ze dan gebruiken om gerichte vragen te stellen.