Een goede presentatie neerzetten kost tijd. Begin ruim op tijd met de voorbereidingen. Ook al schakelt u een extern bureau in om de hele presentatie te verzorgen, u zult zelf altijd met een plan moeten komen en de eindcontrole moeten houden.

Bij het inzetten van (audio)visuele hulpmiddelen is het heel belangrijk om goed te kijken naar de beschikbare ruimte, het aantal aanwezigen bij een presentatie, de vorm van de boodschap en of u deze via één of meerdere presentatievormen wilt overbrengen. Daarbij moet u altijd bedenken wat u als bedrijf wilt uitstralen.

Vergeet nooit dat de presentatie, de boodschap, het allerbelangrijkste is. U kunt nog zoveel technische hoogstandjes laten zien, de impact van de boodschap staat of valt met de juiste presentator. De techniek staat in dienst van de spreker en niet andersom. En dat vergeten veel bedrijven. Ze zijn zo druk met de technische voorbereidingen, dat ze de spreker vergeten te begeleiden. Het kan nuttig zijn een bureau in te schakelen die de spreker ‘coacht' en de sterke, persoonlijke punten benadrukt.

Voor een goede voorbereiding en een juiste keuze van technische hulpmiddelen, maakt u een indeling in drie hoofdgroepen, te weten audiovisuele hulpmiddelen, geluid en licht. 

(Audio)visuele hulpmiddelen

Flipover
Een flipover is niets anders dan een groot schrijfblok en is prima te gebruiken voor kleine gezelschappen. Let er wel op dat de mensen achter in de zaal ook de onderste regels kunnen lezen. Bij regelmatig gebruik van de flipover is het aan te raden de vellen te plastificeren. De flipover kunt u op een standaard plaatsen of aan de muur bevestigen. Er is ook een extra grote uitvoering met uitklapbare zijarmen waar u beschreven vellen op kunt hangen, of bijvoorbeeld grote zwart/wit- of kleurenkopieën.

Dia's
Het gebruik van dia's is niet moeilijk en wellicht daarom één van de meest gebruikte hulpmiddelen. Ook hierin staan de ontwikkelingen niet stil. Een relatief nieuwe techniek is de diapresentatie via de computer. Een speciaal softwareprogramma laat de dia's in elkaar overvloeien en via de computer kan de spreker zelf een willekeurige volgorde aangeven. Overzichtelijker is echter de presentatie via een carrousel. Vroeger moest u hiervoor de dia's precies in de goede volgorde zetten. Tegenwoordig is dit systeem flexibeler. De spreker toetst op de afstandsbediening het gewenste nummer in, en de juiste dia verschijnt op het scherm. Zorg ervoor dat alle dia's hetzelfde formaat hebben, dus liggend of staand, en gebruik altijd ingeraamde dia's. Het is belangrijk dat alle raampjes hetzelfde zijn om vastlopen te voorkomen. U kunt dia's markeren met een watervaste stift. Gebruik geen plak-etiketten of correctietape want de lijm wordt verhit door de warmte van de projector en de kans bestaat dan dat de hele presentatie vastloopt. Tot slot: het lijkt overbodig te noemen, maar veel bedrijven vergeten de dia's te testen in de presentatieruimte. Laat niets aan het toeval over. Ga in de zaal zitten en kijk of er geen storende elementen zijn. Check altijd of de zaal goed verduisterd kan worden.

Tip
Zorg altijd voor zwartdia's. Deze zijn gewoon te koop of zelf te maken door een stukje zilverpapier in te ramen. U gebruikt een zwartdia aan het begin en eind van een presentatie zodat niet iedereen plotseling in het felle licht van de diaprojector kijkt.

Tip
Bij dia's die een kartonnen omlijsting hebben, moet gelijk de alarmbel gaan rinkelen. Meestal zijn dit Amerikaanse dia's en die zijn dunner en lopen eerder vast.

Diaprojectoren
Dia's kunnen op verschillende manieren worden gepresenteerd. Vaak bedient de spreker zelf de projector. Omdat op de afstandsbediening de knoppen voor voor- en achteruit vaak dezelfde kleur hebben, is het handig om één van de knoppen te markeren met een stickertje zodat de presentator meteen ziet welke knop hij nodig heeft. Bij grotere presentaties is dissolve-apparatuur heel representatief. Twee projectoren staan opgesteld met een dissolve-apparaat waarmee de dia's óf langzaam óf snel in elkaar overvloeien. Een derde mogelijkheid is een band/dia-presentatie. Omdat deze presentatie vrij ingewikkeld is, kunt u hier het beste een extern bedrijf voor inhuren. Stuurapparatuur zorgt ervoor dat beelden over meerdere projectoren worden verdeeld waarbij een grote helderheid van het beeld wordt verkregen. Deze presentatie in samenspel met muziek en tekst, is erg kostbaar door de hoeveelheid diamateriaal die nodig is om er een goed geheel van te maken. Door de wisselwerking van beeld en geluid heeft deze presentatievorm wel een grote attentiewaarde.

Soorten schermenVoor projectie van dia's en ander te projecteren materiaal, kunt u kiezen uit twee schermen: een opzicht- of een doorzichtscherm. Controleer de projectie altijd vooraf zodat u precies weet hoe u de dia's op de goede manier in het magazijn plaatst. Bij doorzichtschermen staat de projector achter het scherm. Houd er rekening mee dat de projector heel veel licht geeft en dat kan irritant zijn. Dankzij de verschillende afmetingen van een projectiescherm (van 125 x 125 cm tot en met 22 x 16,5 m) is het in alle soorten ruimten mogelijk hiervan gebruik te maken. In ruimten waar vaak presentaties plaatsvinden, is er in bijna alle gevallen standaard een projectiescherm aanwezig dat aan de wand of het plafond bevestigd is. Andere mogelijkheden zijn een statief- of spanraamscherm. Bij alle soorten schermen geldt dat u altijd in de zaal moet gaan zitten om te kijken wat het resultaat is. Als er bijvoorbeeld kieren te zien zijn omdat het scherm een stukje boven de grond staat, leg dan aan de onderkant een stuk donkere stof. Daarmee kadert u het scherm af en zijn er geen storende randen te zien.

Overheadprojectoren
Hiermee transporteert u sheets (geschreven of gedrukte informatie op transparante vellen) op een scherm of een witte muur. De overheadprojector is met name geschikt voor kleine groepen (vergaderingen, bedrijfspresentaties). De overdracht van informatie staat centraal bij deze presentatievorm. Voordelen: er is geen zaalverduistering nodig, het apparaat is gemakkelijk te bedienen, het bevordert actieve deelname van luisteraars en wijzigingen kunnen tot op het laatste moment worden aangebracht. Nadelen: geschreven teksten (met stift) kunnen gaan vlekken, de sheets verschuiven gemakkelijk en langs randen van de sheets is veel licht te zien (rommelig).

Sheets

Hoe maakt u een sheet?

• met speciale viltstiften;

• door teksten of tekeningen van papier te kopiëren;

• door grote plakletters op papier te plakken en later te kopiëren;

• door vanaf de computer tekst te printen (laserprinter) op sheets;

• door rechtstreeks via de computer teksten/grafieken en dergelijke op het scherm te projecteren.

Uiteraard is het ook mogelijk gespecialiseerde bedrijven in te huren, die voor u professionele sheets maken. Bijvoorbeeld door informatie van papier fotografisch te kopiëren. Of door het aanleveren van speciale grote dia's voor de overheadprojector, en door het vergroten van kleinbeeldkleurendia's tot sheet-formaat. Veel dia's worden echter al in de computer gemaakt (met behulp van onder meer het programma PowerPoint) en rechtstreeks gebruikt voor de presentatie.

Tip
De spreker kan in het projectielicht gaan staan, zodat de tekst op de kleding wordt geprojecteerd. Snoeren lopen vlak langs de spreker over de grond. Pas altijd op voor struikelen! Het apparaat is gevoelig voor schokken (de lamp kan sneuvelen bij hardhandig gebruik). De sheets kunnen aan elkaar gaan plakken. Voorkom dat en raam ze in. Tot slot: zet de overheadprojector pas aan als de eerste sheet erop ligt. Het is erg hinderlijk als de spreker al bij het begin van zijn verhaal de projector aanzet.

Videoprojector
De band kan afgespeeld worden op een tv-scherm of worden geprojecteerd op een projectiescherm. Begrippen om te onthouden zijn een projectiewall waarbij het beeld wordt opgebouwd door verschillende tv-schermen die vrijwel naadloos op elkaar aansluiten en een videowall. Deze laatste lijkt qua systeem op een projectiewall. Het grote verschil is echter dat het hierbij gaat om een opeenstapeling van monitoren (en er dus randen zichtbaar zijn). Er zijn verschillende manieren om een videoband weer te geven, namelijk op kleinere schermen en op heel grote schermen (bijvoorbeeld 363 vierkante meter). Het is handig om te weten dat er drie soorten systemen zijn waarop u een video kan laten afspelen. Veelal reikt de technische bediening hiervan te ver, zodat u hiervoor het beste een specialist in kunt huren. Het gaat om drie-buis projectoren (iedere beeldbuis heeft een eigen kleur, namelijk rood, groen of blauw), light-valve projectoren (werkt ook met verschillende beeldbuizen maar heeft een veel sterkere lichtopbrengst dan de drie-buis projectoren) en daglichtsystemen (bestaat uit duizenden kleine beeldbuizen, zodat een enorme lichtintensiteit ontstaat).

Tip

Hoe gaat u om met video(tapes)?

• Overleg vooraf met de producent van de videotape van welke afstand deze tape zichtbaar/hoorbaar moet zijn.

• Vochtige en koude ruimtes zijn taboe voor een videotape.

• Plaats een projector altijd zo in de zaal dat de gasten deze niet kunnen aanraken.

• Zorg dat de ‘projectiebaan' vrij is. Laat altijd een reservetape maken.

• Bekijk van tevoren de zaal en ook hoeveel tijd het kost om de apparatuur op te stellen

Tip
Let er altijd op dat de projector, de lens en het scherm zijn afgestemd op het aantal bezoekers en de grootte van de zaal.

Nieuwe ontwikkelingen
Op ontwikkelingen als High Definition Television (helder en scherp beeld) en LCD (Liquid Crystal Display) met lichtbron onder de glasplaat die realistische, scherpe kleuren geeft, wordt nog voortgeborduurd. Daarnaast is breedbeeld televisie (met een natuurlijker, rustiger beeld) een ingeburgerd begrip geworden. Waar we in de toekomst naartoe gaan, is moeilijk te zeggen, maar een ontwikkeling die al gaande is, is dat beelden van een videotape vanuit de computer op een CD gezet kunnen worden. Steeds vaker worden interactieve middelen ingezet bij presentaties, zoals het Interactive Voting System. Dit systeem bestaat uit een PC voor de presentator en een antwoordkastje voor het publiek. Tijdens de presentatie kunnen opmerkingen van de mensen in de zaal verwerkt en geprojecteerd worden. Bekender is de CD-i en de interactieve Photo CD (goedkoper dan CD-i en kan zo'n vierhonderd tot achthonderd beelden bevatten met dertig minuten geluid). Voor kleine presentaties is de laptop ook een handig hulpmiddel. De presentator kijkt samen met z'n klanten of gasten naar hetzelfde computerscherm waarop diverse beelden te zien zijn. U kunt de beelden ook ‘opblazen' en in het groot op een muur of scherm projecteren. De trend voor de toekomst: meerdere locaties aan elkaar ‘knopen' door bijvoorbeeld live internet-verbindingen.

Geluid
Een microfoon en versterkers: dat zijn simpelweg de gebruiksvoorwerpen om het geluid op goede sterkte over te brengen. Het is aan te raden om van tevoren altijd met de sprekers door te nemen hoe de microfoon werkt. Als u zelf niet handig bent met deze apparatuur, vraag dan een technicus om uitleg. Laat ook altijd iemand achter in de zaal plaatsnemen om te controleren of de spreker verstaanbaar is als hij op normale toon spreekt. Behalve microfoons en versterkers, scharen we het mengpaneel en vertaalinstallaties ook onder de noemer geluid.

Er zijn twee soorten microfoons: de zendermicrofoon en de microfoon met kabel. De eerste is vooral geschikt bij een levendige presentatie waarbij de spreker zich vrij kan bewegen over het podium of toneel. De antenne wordt geplaatst, de microfoon opgespeld en de zender bevestigd in een binnenzak of aan de binnenkant van een jasje. Hoezeer de spreker ook beweegt, het geluidsniveau zal altijd hetzelfde zijn omdat de afstand van mond tot microfoon constant gelijk blijft. De microfoon met kabel is er in verschillende uitvoeringen:

• omhangmicrofoon;

• kathedermicrofoon;

• tafelmicrofoon;

• discussiemicrofoon.

Luidsprekers
Luidsprekers dienen om de spraak te versterken en moeten zodanig geplaatst worden dat ze over het publiek ‘stralen'. Bij een combinatie van spraak en muziek, kunt u een apart stereo luidsprekersysteem gebruiken met een laag-, midden- en hoogweergave.

Mengpaneel

Het mengpaneel is het middelpunt van de totale geluidsinstallatie. Hier komen alle aspecten die met geluidssignalen te maken hebben bij elkaar. Omdat elk geluid anders is, is het noodzakelijk dat een professional de signalen ten opzichte van elkaar in balans brengt qua toon en sterkte. Het is bijna overbodig te vermelden, maar denk in dit verhaal ook aan een goede bekabeling, anders zijn storende en brommende geluiden niet te voorkomen.

Vertaalinstallatie
Via een infraroodzender wordt (draadloos) geluid overgebracht naar een willekeurig aantal gasten. Door middel van hoofdtelefoons kan men het geluid opvangen en is er de mogelijkheid tot simultaanvertaling.

Licht Er zou een aantal pagina's nodig zijn om alle (technische) mogelijkheden van licht tijdens evenementen te beschrijven. In het algemeen zult u altijd een professional in moeten huren die het complete lichtprogramma verzorgt. Maar om een goede briefing te geven, zult u toch enige kennis van dit onderwerp moeten hebben.

Over het algemeen werken de meeste lichtbedrijven met volledig geautomatiseerde systemen. De combinatie van techniek en creativiteit kunnen een verrassend effect geven. Om u wegwijs te maken in ‘de wereld van het licht', vindt u onderstaand een begrippenlijst met de meest voorkomende termen. Belangrijk is dat u samen met het lichtbedrijf vooraf bepaalt welke onderdelen van het evenement u op welke manier naar voren wilt halen. Zo kunt u met de volgspot een spreker de volle aandacht geven, maar u kunt er ook voor kiezen hem in natuurlijk licht te plaatsen. Helaas wordt ‘licht' vaak als sluitpost op de begroting gezien. Een uitgekiend lichtplan kan ervoor zorgen dat er steeds een nieuwe sfeer wordt neergezet. Niet alleen de materialen zijn belangrijk, maar vooral de creativiteit van de belichter. Bespreek deze ‘lichtsferen' daarom goed.

• Lichtplan

  Hierin staat wat u wilt bereiken met de verlichting. Dit doel wordt vertaald in een schema waarin de diverse soorten lampen en ophangsystemen zijn ingetekend op de juiste plek.

• Lichttechnicus

  Er zijn twee soorten lichttechnici: personeel dat alles opbouwt en een operator die het lichtpaneel tijdens het evenement bedient.

• Licht- of mengtafel

  De lichttechnicus zal meestal vooraf het lichtprogramma programmeren zodat hij alle lichtstanden tijdens het evenement kan oproepen.

• Lichtstanden

  De instelling van afzonderlijke lampen.

• Statieven

  Als er geen ophangmogelijkheden zijn, schijnt het licht vanaf een statief. Nadeel is dat deze ruimte in beslag neemt en dat de mogelijkheden van de lampen wat beperkter zijn.

• Trussen en rigging
  Ophangsystemen voor verlichting.