De opbouw van elk programma is anders, maar bestaat altijd uit een aantal vaste punten. Hieronder worden ze genoemd met een tijdsindicatie:
- Ontvangst en registratie (30 minuten).
- Welkomstdrankje (15 minuten).
- Bewegwijzering en begeleiding (15 minuten)
- Welkomstwoord (5 minuten).
- Huishoudelijke mededelingen (5 minuten).
- Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar).
- Koffie- of theepauze (20 minuten).
- Lunch (1 tot 2 uur).
- Diner (1,5 tot 3,5 uur).
- Feest (4 tot 5 uur).
- Afronding programma (5 tot 10 minuten).
- Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).
Als verantwoordelijke voor het programma zou je het liefst op alle plekken tegelijk aanwezig zijn. Dit is natuurlijk niet mogelijk. Het is verstandig om professionals in te zetten voor verschillende programmaonderdelen. Spreek van tevoren aan de hand van een briefing de opdracht door. Zo houd je de eindregie en alle touwtjes in handen.
Om een goed overzicht van je programma te maken, is het belangrijk te weten hoeveel tijd de programmaonderdelen gaan kosten. Dit kan je het best doen door te gaan kijken naar een act, te luisteren naar de speeches en de route te lopen die jouw gasten vanaf de parkeerplaats naar de locatie moeten afleggen. Zo breng je elk afzonderlijk aspect in beeld.
Bij logistieke hoogtepunten als het begin en het einde van een evenement kun je extra personeel inzetten. Mocht het programma uitlopen dan kun je altijd een pauze inkorten om alles weer volgens schema te laten verlopen.